เวลา... หายไปไหน?

รูป 0

"หนึ่งปีใกล้จะหมดลงในไม่กี่เดือน
ปีใหม่กำลังมาถึง
ทั้งที่รู้สึกว่า เพิ่งผ่านปีใหม่มาไม่กี่เดือน"

คุณเคยรู้สึกอย่างนี้ไหม
อยากรู้ไหมว่า ตัวเองได้ใช้เวลาในการทำงานแต่ละเรื่องกี่ชั่วโมง กี่วัน
คิดเป็นอัตราส่วนเท่าไหร่กับเวลาที่ใช้ทั้งหมด

วันนี้ จิต-ใจ-ดี หาทางแก้มาให้

ถ้าต้องการอยากรู้ว่าทำอะไรไปบ้าง
สิ่งที่คุณต้องทำก็คือ

0) ต้องจด จดรายการงานที่ทำ และ ดูว่าทำไปกี่ชั่วโมง จนเสร็จแล้วใช้เวลาไปกี่ชั่วโมง
ง่ายที่สุด ก็ใช้ สมุดและดินสอ !!


ในฐานะคนที่ใช้คอมพิวเตอร์ ขอแนะนำเครื่องมือ ง่าย ๆ ดังนี้้

1) ใช้ Web ในการจัดการ ลองไปที่ http://www.formassembly.com/time-tracker/
time-tracker เป็น web application (โปรแกรมให้บริการผ่านเวป) ตัวหนึ่งที่หลังจากผู้ใช้ได้ลงทะเบียนแล้ว ผู้ใช้จะสามารถสร้างรายการงาน เมื่อผู้ใช้ทำงานนั้น ๆ เวลาในการทำงานนั้น ๆ จะเพิ่มขึ้นเรื่อย ผู้ใช้สามารถ เข้ามาหยุดเวลา สร้างงานใหม่ หรือกำหนดว่า งานนั้นได้ทำเสร็จสิ้นแล้ว
หลังจากนั้น จะสามารถขอข้อมูลในลักษณะ excel ไฟล์เพื่อนำไปวิเคราะห์ ว่างานที่ทำแต่ละงานนั้นใช้เวลาไปเท่าไหร่ หรือเทียบอัตราส่วนเวลาที่ใช้ระหว่างงานเป็นอย่างไร [รูปที่ 1]

วิธีนี้เป็นวิธีเบื้องต้น ที่จะทำได้รู้ว่า เราทำงานได้มีประสิทธิภาพขนาดไหน หรือ ทำงานตามที่ได้จัดลำดับความสำคัญไว้หรือไม่

รูปที่ 1

วิธีนี้อาจจะยุ่งยากสักนิด แต่มันฟรี แล้วถ้าทำการ update เวลาอย่างมีวินัย ตามที่ทำงานจริง ๆ
ผลที่ได้ก็คุ้มค่ามาก

2) สำหรับผู้ที่ทำงานกับคอมพิวเตอร์เกือบตลอดเวลา อย่างเช่นผู้เขียนเป็นต้น
แทนที่จะเขียนโปรแกรมทำงาน กลับไปนั่งท่องเวป อ่าน blog ของเพื่อน ๆ กว่าจะรู้ตัว ก็ผ่านไปหลายชั่วโมง
เพื่อวิเคราะห์การใช้งานคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ ซึ่งจะเหมาะมากสำหรับการวัดค่า man-hour ที่ทำจริงในแต่ละโครงการ โปรแกรมนี้ชื่อว่า TimeSnapper ลองเข้าไปดูได้ที่นี่ http://timesnapper.com

โปรแกรมนี้จะจัดเก็บ screen shot ของหน้าจอตลอดที่โปรแกรมทำงาน เมื่อหมดหนึ่งวันผู้ใช้สามารถมาดูโดยสรุปว่าได้เรียกโปรแกรมใดขึ้นมาบ้าง เนื่องจากเป็น screen shot จึงเห็นกันชัด ๆ ว่าทำอะไรไปบ้าง

ตัวโปรแกรมยังสามารถตรวจจับว่าผู้ใช้งานใช้งานโปรแกรมใดบ้าง ในสัดส่วนเท่าไหร่ [รูปที่ 2]

รูปที่ 2

ผู้ใช้งานสามารถตั้งได้ว่า โครงการที่กำลังทำอยู่ต้องใ้ช้ application อะไรบ้าง และอะไรไม่ควรใช้
อย่างเช่นใช้ทำสรุปยอดบัญชี ก็ควรต้องใช้ excel แต่ปรากฎว่า เวลาส่วนใหญ่ใช้สำหรับการทำงานของ IE หรือ Web Browser อันนี้ก็น่าจะแสดงว่า productivity ของงานต่ำ ซึ่งโปรแกรม ก็จะรายงานผลให้ทราบ [รูปที่ 3]

รูปที่ 3

เสียดายที่โปรแกรมนี้ในรูปแบบเต็มไม่ฟรี มีเวอร์ชั่นเต็มให้ทดลองใช้สามสิบวัน
และเวอร์ชั่นลำลองที่ทำได้เพียงจับภาพหน้าจอ ไม่สามารถรายงานผล productivity การทำงานของเราได้
แต่เวอร์ชั่นลำลองนี่ฟรีตลอด ถ้าสนใจก็ลองมาใช้กันดู ให้มันทำงานหนึ่งวัน แล้วมาเปิด screen shot ดูว่าหน้าจอของเราว่าวันนี้เราได้ทำอะไรไปบ้าง

เรื่องการบริหารเวลาคงมีเรื่องให้เขียนอีกมาก

เครื่องมือต่าง ๆ ที่กล่าวมาแค่บอกว่าทำอะไรไปบ้างอย่างไรเท่านั้น

เรายังไม่ได้บริหารเวลากันเลย....


วันนี้เวลาหมดแล้ว

ไว้ต่อครั้งหน้าดีกว่าครับ . . .